Telewerken vanaf het strand: dit zijn de fiscale en administratieve valkuilen

Terwijl veel Belgen momenteel genieten van hun zomervakantie in het buitenland, overwegen sommigen hun verblijf te verlengen door vanop hun vakantiebestemming op afstand te werken. Een praktijk die steeds vaker voorkomt, maar die niet zonder regels of risico’s is, waarschuwt de Franstalige  interprofessionele werkgeversorganisatie Union des Classes Moyennes (UCM).

Het beeld spreekt tot de verbeelding: e-mails beantwoorden vanop een terras aan zee of deelnemen aan een videoconferentie vanuit een vakantiehuis. Toch hebben werknemers niet automatisch het recht om vanuit het buitenland te telewerken.

Volgens de UCM moet een werknemer die zijn taken vanuit een ander land wil uitvoeren, eerst de uitdrukkelijke toestemming van zijn werkgever krijgen. Die kan de aanvraag weigeren om verschillende redenen, onder meer omwille van de werkorganisatie, de gegevensbeveiliging of de administratieve en fiscale gevolgen die een dergelijke situatie met zich kan meebrengen.

Dezelfde verplichtingen als op kantoor

Ook wanneer een werknemer vanuit het buitenland werkt, blijft hij onderworpen aan de gebruikelijke regels van zijn bedrijf. Zo moet hij beschikken over geschikt materiaal, een betrouwbare en beveiligde internetverbinding en zijn werkuren respecteren, tenzij daarover specifieke afspraken met de werkgever zijn gemaakt.

Dat kan vooral een aandachtspunt worden wanneer de werknemer verblijft in een land met een andere tijdzone. De professionele verplichtingen blijven immers dezelfde als in België.

Mogelijke fiscale gevolgen

Bij een verblijf van enkele weken per jaar blijven de fiscale risico’s doorgaans beperkt. De situatie kan echter complexer worden wanneer telewerk vanuit het buitenland een regelmatig karakter krijgt.

In bepaalde gevallen kan het land van waaruit de werknemer werkt, oordelen dat een deel van de activiteit daar wordt uitgeoefend en een gedeeltelijke belastingheffing op de betrokken inkomsten eisen. Ook op het vlak van sociale zekerheid gelden specifieke regels. Binnen de Europese Unie blijft een werknemer doorgaans aangesloten bij het socialezekerheidsstelsel van zijn thuisland, op voorwaarde dat hij daar minstens 25 procent van zijn arbeidstijd presteert.

Telewerken kan ook gevolgen hebben voor de werkgever

De risico’s zijn niet alleen voor de werknemer. Wanneer een medewerker op regelmatige basis vanuit het buitenland werkt, kunnen lokale autoriteiten oordelen dat het bedrijf er een deel van zijn activiteiten uitoefent.

Dat kan leiden tot bijkomende fiscale of administratieve verplichtingen voor de werkgever. Het is een van de redenen waarom sommige bedrijven dergelijke aanvragen strikt reguleren.

"Je zou kunnen denken dat je gewoon je laptop moet meenemen om vanop je vakantiebestemming te kunnen telewerken. In werkelijkheid moet zo’n beslissing altijd in overleg met de werkgever worden genomen", benadrukt Frédéric Mignolet, algemeen directeur van de UCM.

Voor werknemers die enkele dagen telewerk willen combineren met een vakantie aan zee, is de boodschap duidelijk: het is beter om eerst groen licht te krijgen van de werkgever voordat de vakantiebestemming wordt omgetoverd tot een tijdelijk kantoor.